A logística é a espinha dorsal de qualquer embarcador, mas a contratação de fretes pode se tornar uma verdadeira armadilha para os custos e a eficiência operacional. Muitos gestores e analistas logísticos acabam enfrentando atrasos, taxas inesperadas e perda de controle sobre as operações, comprometendo prazos e resultados.
Como evitar esses problemas antes que impactem sua operação? Descubra os 5 erros mais comuns na contratação de fretes e veja como te ajudamos a eliminá-los com o AZ Ship – um sistema TMS que transforma o tempo na logística no seu maior diferencial competitivo.
1. Não negociar o frete e limitar as opções de transportadoras
Muitos embarcadores acabam fechando contratos com um grupo restrito de transportadoras por falta de tempo, muitos processos manuais e demorados ou até mesmo por falta de visibilidade sobre outras opções disponíveis no mercado.
Essa limitação na contratação de fretes reduz a competitividade, impede a exploração de melhores preços e condições e pode gerar um impacto significativo nos custos logísticos.
Sem um processo estruturado e automatizado, a empresa fica refém de um número reduzido de parceiros, sem acesso a negociações estratégicas, maior flexibilidade e controle sobre suas operações. O resultado? Fretes mais caros, menor eficiência e dificuldades para atender prazos com agilidade.
Por que é um erro?
- Você pode estar pagando mais caro do que o mercado oferece.
- A empresa perde poder de negociação por ter pouco tempo para negociar.
- Em caso de falha ou no-show da transportadora, há menos opções e tempo para substituição.
Como evitar?
Com o AZ Ship, a cotação de fretes é enviada automaticamente para todas as suas transportadoras parceiras, de forma simultânea e transparente. Esse processo aumenta a competitividade, permite a comparação em tempo real e garante melhores preços e condições, sem a necessidade de esforço manual.
2. Não monitorar o desempenho das transportadoras
A escolha da transportadora não deve se basear apenas no preço. Embora o custo do frete seja um fator crucial, ele não pode ser o único critério de decisão. É fundamental acompanhar a qualidade dos serviços prestados, analisando indicadores como índice de atrasos, ocorrências, nível de atendimento e conformidade com prazos.
Uma transportadora de menor preço, mas com um histórico maior de problemas, pode gerar custos ocultos, como perda de clientes, retrabalho e danos à reputação da empresa. Ainda, a falta de um monitoramento estruturado pode levar a decisões pouco estratégicas, resultando em operações logísticas mais lentas e ineficientes.
Por que é um erro?
- O que não é medido, não pode ser gerenciado. Sem um histórico de desempenho, não há critérios objetivos para futuras contratações.
- Atrasos e no-show frequentes podem prejudicar a sua operação e gerar custos extras e claro a perda de eficiência.
- Sem monitoramento, a transportadora pode reduzir a qualidade do serviço sem que o embarcador perceba.
Como evitar?
O AZ Ship permite acompanhar e personalizar indicadores de desempenho de acordo com a sua operação, gerar relatórios detalhados e garantir que as melhores transportadoras sejam contratadas. Nossa plataforma também facilita a comunicação entre embarcador e transportador, reduzindo falhas e aumentando a confiabilidade das informações.
3. Processos manuais e falta de digitalização
Ainda existem embarcadores que realizam a cotação e contratação de fretes por meio de WhatsApp, e-mail e planilhas manuais, lidando com processos descentralizados, demorados e suscetíveis a falhas.
A falta de um sistema estruturado torna a operação pouco ágil, exigindo um grande esforço manual para consolidar informações, comparar propostas e acompanhar cada etapa do transporte.
Além de consumir tempo excessivo da equipe, esses métodos aumentam o risco de erros operacionais, como divergências em preços, falhas no registro de informações e dificuldades na rastreabilidade dos fretes.
Por que é um erro?
- Retrabalho e desperdício de tempo com tarefas repetitivas.
- Maior risco de erros humanos que impactam prazos e custos.
- Dificuldade em centralizar e analisar os dados operacionais.
Como evitar?
Com o AZ Ship, todo o processo de cotação, contratação e acompanhamento do frete é digitalizado, permitindo agilidade e controle em tempo real. A plataforma também facilita a comunicação entre embarcador e transportadora, reduzindo falhas e aumentando a confiabilidade das informações.
4. Falta de transparência e compliance na escolha de transportadoras
A seleção de transportadoras deve seguir critérios técnicos e financeiros bem definidos, garantindo que a escolha seja estratégica e vantajosa para a operação.
No entanto, muitas empresas ainda baseiam suas contratações apenas em relações comerciais antigas, sem avaliar indicadores de desempenho, nível de serviço e competitividade de preços.
Essa falta de transparência no processo pode levar a custos mais altos sem que a empresa perceba, comprometendo a margem de lucro e reduzindo a eficiência logística.
Também, ao manter um grupo restrito de transportadoras sem análise comparativa, a empresa perde a oportunidade de explorar melhores condições de frete e negociar prazos mais flexíveis.
Por que é um erro?
- Risco de favorecimentos indevidos.
- Perda de competitividade e ineficiência na escolha das melhores opções.
- Custos elevados por falta controle sobre as variáveis da contratação.
Como evitar?
O AZ Ship garante um processo transparente, onde a contratação via a funcionalidade Leilão Reverso é realizada de forma escalonada entre os seus transportadores parceiros seguindo seus critérios de seleção.
AindaAlém disso, o sistema fornece rastreabilidade em tempo real das negociações, garantindo que todas as etapas do processo sejam documentadas e auditáveis.
5. Não auditar os fretes contratados
Muitos embarcadores têm dificuldade em conferir os valores cobrados pelas transportadoras, já que esse processo, quando feito manualmente, é complexo, demorado e suscetível a erros. A falta de uma conferência eficiente com os registros do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) pode resultar em pagamentos indevidos e prejuízos financeiros significativos.
Sem um controle rigoroso, cobranças indevidas, taxas adicionais não previstas e divergências nos valores acordados podem passar despercebidas, impactando diretamente os custos operacionais.
Além do impacto financeiro, a falta de auditoria nos fretes dificulta a identificação de padrões de erro, impedindo a empresa de corrigir falhas recorrentes.
Por que é um erro?
- Cobranças indevidas passam despercebidas, aumentando os custos operacionais.
- Dificuldade em identificar falhas e inconsistências nos pagamentos.
- Falta de controle financeiro sobre a operação logística.
Como evitar?
O AZ Ship realiza uma auditoria automatizada dos valores contratados e pagos, integrando-se com o SEFAZ para validar os CT-es emitidos. Se houver divergências, a plataforma notifica imediatamente o analista responsável.
Dessa forma, a operação possui um controle financeiro mais rigoroso, reduzindo perdas e garantindo que cada centavo investido seja bem aplicado.
O frete certo faz mais do que levar cargas, leva lucro.
Cada decisão logística influencia diretamente a competitividade. A contratação de fretes envolve diversas variáveis que impactam diretamente os custos, prazos e eficiência operacional.
Pequenos erros podem gerar grandes prejuízos, tornando a logística um gargalo em vez de um diferencial competitivo. A pergunta que fica é: você está contratando o frete de forma inteligente?
Com o TMS AZ Ship, você automatiza, monitora e otimiza todo o processo de gestão de fretes, eliminando tarefas manuais e centralizando todas as informações em um só lugar.
Tenha total controle sobre suas operações, garantindo eficiência, transparência e uma redução significativa de custos, transformando a logística em um diferencial competitivo para o seu negócio.
🚀 Queremos te ajudar a levar a sua logística para o próximo nível? Fale com um especialista da AZ Ship e descubra como a nossa tecnologia pode transformar sua operação!
